Aufgabenstellung und Ziel

Für unseren langjährigen Kunden, die BMW Group, organisieren wir seit 2011 Führungen für Besucher durch die Produktionsstandorte in Deutschland, Österreich und Großbritannien. Bei mittlerweile mehr als 6.000 Touren pro Jahr ist die Notwendigkeit eines Verwaltungs- und Administrationssystems evident. Dabei müssen vielfältige Aufgaben abgedeckt werden, von der Vorausplanung über die Personalzuweisung, Kommunikation und Case-Verfolgung, bis hin zur Berichtsausgabe und Qualitätssicherung.


Leistungen

  • Konzeption und Realisierung zentrales Portal www.bmw-besuchen.com zur Erfassung sämtlicher Werkführungs-Interessenten
  • Buchungssystem als Schnittstelle zu Anfrageformular Website, Übernahme Buchungsanfragen
  • Kundendatenverwaltung, Buchungsübersicht Kalender und Liste
  • E-Mail Importer und Verknüpfungsfunktion mit Buchungen via Casenummer
  • Automatisierte Buchungsbestätigungen inkl. Makros und Reminderfunktion
  • Case Management inkl. Eskalationsfunktion an Supervisor
  • Komplexe Reportingfunktionen, Ausgabe von Statistiken inkl. Exportfunktion
  • Feedbackfunktion inkl. Graphen-Auswertung und komplexer Kombinationsmöglichkeiten
  • Integration vollautomatische Buchung mit Online Payment für Einzelbesucher und Gruppen

Resultat

Seit Übernahme des Besucherwesens führten wir mehr als 42.000 Besuchergruppen durch die verschiedenen Werke. Das dabei eingesetzte System wurde von uns entwickelt und stets um neue Funktionen ergänzt. So können nun beispielsweise automatisch Feedbacks im Anschluss an die Touren verschickt werden, sowie Touren direkt online per Kreditkarte und PayPal bezahlt werden, was ohne Verzögerung an das System weitergeleitet wird. Das System ist skalierbar und dadurch vielfältig einsetzbar, auch in anderen Produktumgebungen.